Distansjobb fortfarande viktigt – men fler åter på kontoret

– Vi har kört den här studien i fem år, så vi kan jämföra uppfattningen innan, under och efter pandemin. Det vi kan se är att man i högre utsträckning är tillbaka på kontoret. Man ser fördelarna med att vara tillbaka på kontoret samtidigt som man fortfarande vill ha den här flexibiliteten och möjligheten att kunna jobba från olika platser, säger Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg hos Castellum, till Fastighetsvärlden.

Hon tror att flexibiliteten är här för att stanna, men att det behöver skapas en tydlighet kring vilka förväntningar som gäller. Den stora utmaningen är att kontorsarbetarna vill vara på kontoret för att träffa kollegor, men samtidigt vill man kunna välja själv när jobbar på distans.

– Vi vill ha flexibiliteten att kunna jobba var vi vill, när vi vill och hur vi vill, men när man är på kontoret vill man att kollegorna är där.

En svår ekvation med andra ord. Det är främst de yngre som i högre grad uppskattar flexibiliteten, men det är också en stor andel av de yngre som ser positivt på obligatorisk närvaro.

En stor förändring för året jämfört med förra är att flexibla eller aktivitetsbaserade kontor har ökat markant – från 14 procent 2022 till 23 procent 2023.

När frågan har ställts till kontorsarbetarna vad för slags kontor de skulle föredra är det hela 55 procent som vill ha eget rum. Och endast 14 procent som vill arbeta på ett aktivitetsbaserat kontor. 38 procent av de tillfrågade i studien sitter i dag i eget eller delat rum, något som har gått ner från 47 procent från året tidigare.

– Jag tror att det i hög utsträckning handlar om att man inte upplever att man kan jobba ostört på kontoret. Man kan uppleva att det inte finns ett utrymme där man kan sitta ostört och fokusera och då sitter man hellre hemma. Det är en jätteviktig signal till arbetsgivare i dag, att här underpresterar kontoren. Det kanske inte handlar om ett eget rum utan det är själva funktionen man är ute efter.

Enligt Heléne Lidström har många arbetsgivare tänkt lite fel efter pandemin och fokuserat mer på att skapa härliga mötesplatser att mötas, samverka och samarbeta på. Man har av förklarliga skäl velat skapa en arbetsplatskultur eftersom man vet att kollegor är viktigt.

De aktivitetsbaserade kontoren har som tidigare nämnts ökat. Och även om det bara är 14 procent som vill sitta i ett sådant så går det enligt Heléne Lidström att skapa bra flexibla kontor.

– Det är skillnad på flexibelt och flexibelt, det finns en variant som man brukar kalla flexibelt kontor med låg variation. Det innebär att man drar ner på ytan och antalet arbetsplatser. Det generar inga vinster för medarbetarna men kan dra ner på kostnader för företaget, då det kräver mindre lokalyta. Det blir en “först till kvarn”-känsla för medarbetarna och det är kanske den lösningen man ser framför sig när man pratar flexibelt eller aktivitetsbaserat.

Den är, enligt henne, en undermålig flexibel miljö. Den andra däremot skapar en bra variation i miljön där man utgår från de behov som organisationen och medarbetarna har, där man har ytor för möten, samverkan men också har med det individuella perspektivet.

– Man har helt enkelt fler platser per rumpa än i den flexibla miljön med låg variation.

Att i högre grad skapa flexibla arbetsplatser är i dag helt naturligt, menar hon, eftersom närvaron på kontoren är lägre än innan pandemin. Generellt sett är beläggningsgraden ganska låg vid skrivborden och att då börjar företag titta på hur man kan optimera sina ytor på ett smart sätt och inte “elda för kråkorna”.

– Mitt råd är att tänka efter och skapa en palett av olika typer av arbetsplatser. Bottna i forskning, och i behoven som organisationen har för att medarbetarna ska välja att vara på arbetsplatsen.

I dag är det här frågor som finns i varje ledningsgrupp. Att bara prata om hur många dagar man ska vara på kontoret är inget som tilltalar medarbetarna – det blir bara en förhandling om tid och dagar, enligt Heléne Lidström. Både medarbetare och ledningsgrupp behöver i stället tänka på vad som passar för verksamheten, kunderna, kollegorna och uppdraget.

– Tydlighet skapar trygghet. Man vill veta vad som gäller. Det ser man i och med att den unga gruppen vill ha mer obligatorisk närvaro, men sen är det kanske inte det man vill ha i slutändan.

Tror du att vi kommer hamna på 100 procent närvaro igen?

– Nej, det tror jag inte. Man ser så många fördelar med flexibiliteten och jag tror inte att det hade varit ett framgångsrikt koncept att kräva 100 procent på kontoret. Flexibilitet är här för att stanna, sedan betyder det ju olika i olika organisationer och man behöver ta reda på vad det innebär för just sin organisation. Alla organisationer behöver göra sin hemläxa.