Det är främst genom minskade kontorsareor som en minskad kostnad kan nås men även genom att använda mindre centrala lägen. Dessutom anser man att anskaffningskostnaden för lokaler är för stor. Det gäller främst små myndigheter Dessa kostnader motsvarar i genomsnitt ett års hyreskostnad.

Riksrevisionen rekommenderar regeringen att införa en strategi med tydliga riktlinjer för kontorsarea och kontorens läge för statens kontorsanvändning. Man anser också att en samordnad anskaffning bör övervägas för respektive ort. Ytterligare en rekommendation är att använda aktiva beslut för att säkerställa att strategin efterlevs istället för dagens styrning via budget.
Statliga myndigheters kontorsyta är i genomsnitt omkring 22 kvadratmeter per anställd visar granskningen, vilket är betydligt mer än i jämförbara verksamheter.

Riksrevisionen har inte kunnat finna några verksamhetsskäl som motiverar detta. Särskilt inte med tanke på att beläggningsgraden på kontoren minskat på senare år till följd av att många statsanställda numera arbetar på distans i stor utsträckning.

– Myndigheterna utgår huvudsakligen från de egna ekonomiska ramarna snarare än verksamhetens behov när de väljer lokaler. Och eftersom anslagen höjs i förhållande till hyreskostnaderna har de små incitament till effektivisering, säger riksrevisor Christina Gellerbrant Hagberg.

Den totala årliga kostnaden för statens kontorsanvändning beräknas i granskningen till 10–15 miljarder kronor per år. Riksrevisionen bedömer att kostnaderna skulle kunna minska med 2,5–4 miljarder kronor om kontorsarean per anställd minskade från 22 till 15 kvadratmeter och myndigheterna använde kontor i mindre centrala lägen.

– Detta är en grov uppskattning med viss felmarginal. Men den visar att det är möjligt att minska statens kostnader med flera miljarder kronor årligen genom en mer effektiv kontorsanvändning, säger Krister Jensevik, projektledare för granskningen.