Så implementerar fastighetsbolagen CSRD

Det nya lagkravet CSRD innebär ett stort skifte för företag. Det består av två delar, själva rapporteringen och, kanske det viktigaste, det praktiska arbetet med CSRD i företaget. Att förstå hur företaget påverkas av de nya lagkraven är centralt för att kunna använda CSRD som en möjlighet att skapa värde i företaget. Om företaget inte agerar proaktivt så blir CSRD bara en börda som får företaget att tappa fokus. Vi vill här förklara varför företag ska följa råden att “förbereda sig i tid” och att “använda regelkraven för värdeskapande”

I det här avsnittet går vi igenom hur några av Sveriges fastighetsföretag integrerar CSRD-linjerad hållbarhet i verksamheten. Vi kan redan nu avslöja att våra intervjuer visar att hållbarhetsarbete helt enkelt inte kan bli värdeskapande utan att företagets olika funktionella enheter samverkar för att uppnå hållbarhet.

Implementering av CSRD skiljer sig mycket åt mellan företag. Det är förstås rimligt, givet att CSRD är nytt och att praxis ännu inte etablerats. Revisorerna har än så länge varit de som drivit frågan om hållbarhetsrapportering, men revisorernas uppgift är att granska att företag hållbarhetsrapporterar, och inte vilken hållbarhet som företagen uppnår med sin verksamhet. Det är företagen själva som får utveckla sin verksamhet så att den leder till hållbarhet på ett effektivt sätt. Det är onekligen så att CSRD är ett bra verktyg för uppnå hållbarhet genom verksamhetsutveckling, men det är upp till företagets ledning att implementera detta, eftersom huvudsyftet med CSRD är att rapportering av hållbarhet ska bli transparent och jämförbar mellan företag på samma sätt som vanlig ekonomisk redovisning i form av balans och resultaträkningar.

Efter intervjuer med fastighetsföretag och vår egen analys så har vi utvecklat en 4-stegsprocess som företag använder för att implementera CSRD och samtidigt skapa värde. De olika stegen förklaras i texten nedanför uppräkningen av stegen:

1. Introduktion till ESRS, för att introducera beslutsfattare till CSRD och göra en första överblick över omfattningen på det arbete som ska göras.
2. Dubbel väsentlighetsanalys (DVA), som avgör vilka hållbarhetsfrågor som är relevanta för företaget.
3. GAP-analys som kartlägger de identifierade väsentliga upplysningskraven i ESRS.
4. Koordinering av det interna arbetet, för att åstadkomma hållbarhet.

Steg 1 är att ge beslutsfattare i företaget, inklusive styrelse, ledning med flera information om vad CSRD är och vilken omfattning på arbetet som kan behövas. För att påbörja arbetet med CSRD behövs en förståelse för hur verksamhetens nuläge står sig med det nya rapporteringsstandarderna. En översiktlig GAP-analys är ett bra första steg för att göra sig bekant med standarderna. Genom att jämföra den information som presenteras i förvaltningsberättelsen och årsredovisningen med ESRS kan företag få en förståelse för sitt utgångsläge. Exempelvis så genomförde fastighetsföretaget Hebas revisorer den förstaGAP-analysen, och den analysen hjälpte Heba att få en översiktlig förståelse av hur deras befintliga rapportering skilde sig mot CSRD-linjerad rapportering. Heba valde sedan att gå vidare i ett internt arbete för att utveckla hur CSRD kan användas för att skapa värde i verksamheten. Revisorns roll är att hjälpa till med rapporteringsstrukturer och att granska rapporteringen. Verksamhetsutvecklingen får företaget göra själv, eller i samverkan med konsulter.

Steg 2 är den dubbla väsentlighetsanalysen (DVA). Väsentlighetsanalysen avgör vilka, av alla ESRS standarder, som är väsentligt för företaget. Det dubbla är att analysera vad företaget har för påverkan på hållbarhet och hur företaget påverkas av hållbarhet. Heba involverade styrelse, ledning och andra relevanta beslutsfattare i en serie workshops för att på ett strukturerat sätt gå igenom ESRS standarder och avgöra vilka standarder som har väsentlig påverkan på hållbarhet och hur företaget påverkar dem. Den dubbla väsentlighetsanalysen är ett viktigt steg, eftersom det också innebär att styrelse, ledning och andra verksamhetsansvariga enas om vilka hållbarhetsstandarder som verksamheten ska styra mot. Målsättningen för företaget bör vara att standarderna ska kunna integreras i verksamhetens styrning så att hela verksamheten utvecklas inte bara mot ökad hållbarhet, utan också mot effektivitet, lönsamhet och värdeskapande i stort och på lång sikt.

Steg 3 är den verksamhetsutvecklande GAP-analysen där företaget på djupet jämför det hållbarhetsarbete företaget redan gör, med de hållbarhetsfrågor som identifierats i DVA. Heba arbetade redan före CSRD med hållbarhet, och de kunde vidareutveckla och integrera sitt tidigare arbete i det CSRD-linjerade. I GAP-analysen tas ytterligare ett steg mot integrering av hållbarhetsstandarder för verksamhetsstyrning. Företag driver GAP-analysen som ett led i verksamhetsutveckling, vilket innebär att ledningen sker i företagets ordinarie verksamhetsutveckling. Vissa företag väljer att organisera om verksamheten något, så att integration av hållbarhetsarbetet med övrig verksamhet kan ske smidigare.

Beroende på storleken av bolagen så har GAP-analysen och DVA gjorts i samband med varandra. I vissa fall så har arbetet med GAP-analysen påbörjats innan DVA blivit godkänd av styrelsen, i och med längden i beslutsledet kan variera beroende på storlek. Detta har möjliggjort ett mer effektivt arbete med CSRD eftersom gruppen som arbetar med GAP-analysen varit involverade i DVA-processen och har förståelse för vilka upplysningskrav som preliminärt hade bedömts som mest väsentliga.

Steg 4 innebär att företaget koordinerar arbetsprocesser, rutiner och rapportering för verksamhetens styrning mot CSRD-linjerad hållbarhet och värdeskapande verksamhet. För att skapa synergier och motverka dubbelarbete så är det viktigt att planera verksamhet för koordinering av datahantering, ansvarsfördelning och samordning. Datan som ska samlas in varierar mycket beroende på vilka ESRS standarder som företaget identifierat som väsentliga och på företagets data och verksamhet. Organisationen av verksamheten är dock mer lik mellan företagen. Exempelvis så har många bolag skapat en grupp som är ansvariga för CSRD. Det är också viktigt att digitala processer för att rapportera och styra verksamheten och ESRS standarderna integreras, så att hållbarhet stödjer verksamhetsutveckling istället för att bli en rapporteringsbörda. Exempelvis så har företagets marknadsavdelning och finansavdelning stor nytta av att tydliggöra hållbarhetsarbetet för värdeskapande i relation till hyresgäster och finansiärer.

Hur fastighetsbolagen gjort

För att exemplifiera hur implementering går till så vill vi beskriva hur Heba Fastighets AB (Heba) och har gjort. Heba är ett fastighetsbolag med verksamhet i Stockholmsregionen och Mälardalen och de äger hyreslägenheter och samhällsfastigheter. Totalt har de 3.110 hyreslägenheter, 825 lägenheter för vård och omsorg samt 117 lokaler.

Vi hade möjlighet att prata med Andrea Uggla, programansvarig inom Heba.

Hebas implementering

För Heba sträckte sig grundarbetet för implementeringen av CSRD över ett år. Något som gör att Heba sticker ut är hur en mindre organisation med 43 anställda lyckats använda den vägledning som CSRD gett på ett värdeskapande sätt. Mycket av det arbete som gjorts under året var helt nytt för Heba och processen var lång. Arbetet inleddes med en GAP-analys av extern part, resterande arbete har hanterats internt hos Heba. Första steget var att förstå alla datapunkter vilket var ett stort arbete och det absolut viktigaste för att förstå omfattningen av de nya lagkraven. För att förbereda DVA utgick Heba från befintliga styrsystem, som bland annat bolagets årliga riskanalys, för att identifiera hållbarhetsfrågor samt tidigare hanterade risker och möjligheter. Därigenom kunde den dubbla väsentlighetsanalysen integreras med befintliga styrprocesser.

Under 2025 kommer Heba påbörja arbetet med datainsamling för att se till att det finns vad som krävs för rapporteringen av räkenskapsår 2025. Ett viktigt steg i detta är för Heba digitaliseringen. I nästa artikel diskuteras detta mer.

”Det är dumt att se CSRD enbart som ett rapporteringsverktyg som ska fungera parallellt med verksamheten, säger Andrea Uggla.

Hon betonar att CSRD inte bör ses som ett fristående rapporteringsverktyg, utan snarare integreras i organisationens strategiska beslutsfattande och styrning. Detta är och har varit centralt för Heba för att lyckas uppnå syftet med CSRD: säkerställa en hållbar verksamhet.

Genom att använda CSRD som en drivkraft för ökad transparens och förbättrat hållbarhetsarbete kan organisationer skapa långsiktigt värde, bygga förtroende hos intressenter och proaktivt möta framtida krav. Möjligtvis, menar Uggla, är Heba ett bolag som har ”rätt storlek” för att omfamna CSRD på bästa sätt.

”Vår organisation är liten nog för att engagera hela verksamheten i arbetet, men samtidigt tillräckligt stor för att kunna hantera implementeringen av CSRD på egen hand”, säger Andrea Uggla och lyfter fram styrkan i att kombinera brett internt engagemang med egen kapacitet för genomförande.

En utveckling som är tydlig för branschen är det avdelningsöverskridande arbete som görs inom fastighetsbolagen. Att uppnå de krav som ställs med CSRD kräver tydliga processer för datainsamling, en person kan inte leta upp all data. Samarbete mellan avdelningar för att skapa värde kommer vara otroligt viktigt. Men det absolut viktigaste är att vi alla börjar någonstans och att nivån anpassas efter ambitionen så att det inte blir en pålaga utan att CSRD istället blir ett värdefullt verktyg för förändring.

Hållbarhetsarbete i praktiken – artikelserie i åtta delar:

1. CSRD, Omnibus och värdet av hållbarhet (läs del 1 här)
2. Hur fastighetsföretag har implementerat CSRD
3. Dra nytta av det befintliga hållbarhetsarbetet!
4. Hur bygg- och fastighetsföretag tar ansvar i leverantörskedjan
5. Vikten av digitala verktyg i rapportering
6. Hur byggföretag har implementerat CSRD
7. Efter boksluten; vilka trender ser vi i hållbarhetsrapporteringen?
8. Värdeskapandet av klimatriskanalys

Delarna i artikelserien publiceras på tisdagar.