Lektion 5: Vikten av digitala verktyg i rapportering

Digitalisering handlar om att effektivisera processer i företag genom användning av digital information, något som förutsätter att informationen finns tillgänglig digitalt. Ett av de största problemen med hållbarhet är bristande tillgång på data. Det kan gälla extern data, så som biologisk mångfald, eller social hållbarhet. Internt kan företag i högre utsträckning styra vilken data som ska genereras, men det kräver resurser vilket då vägs mot den uppskattade nyttan. EU har digitala mål för år 2030 genom programmet för ”det digitala decenniet”. Programmet syftar till att vägleda alla medlemsländernas digitala åtgärder för att säkerställa att innovation och teknik fungerar för alla människor. Ett av målen för företag i denna digitala omställning är att 75 procent av alla EU företag ska använda molntjänster, AI eller big data.

Att använda digitalisering i verksamheten är inget krav enligt CSRD och ESRS. Däremot kan det bli ett viktigt verktyg för implementeringen av regelverken i företag. Digitalisering benämns också i ESRS E5 om resursanvändning och cirkulär ekonomi som just ett tänkbart verktyg för att skapa system för avmaterialisering som resulterar i resurseffektivitet. Alltså att en analog process eller vara byts ut eller effektiviseras med digitalisering.

Att mäta är att veta

Företag som omfattas av CSRD ska följa ESRS, European Sustainability Reporting Standards. Rapportering i enlighet med ESRS innebär initialt en administrativ belastning för företagen i och med att dessa standarder kräver att information genereras och rapporteras. I många fall gäller det information som inte rapporteras på idag. Standarderna är skrivna på sådant sätt, att de guidar företagen i vilka bedömningar och analyser som skall göras samt vilken data som ska inhämtas. Detta innebär att företag får en god genomlysning av sin egen verksamhet och informationen är värdeskapande för verksamhetsutveckling. Data som energianvändning eller extern data om förändring av temperatur och nederbördsmönster kan användas för underhållsplaner eller som underlag för energiinvesteringar.

Informationen ska årligen uppdateras och med publiceringen av hållbarhetsrapport i förvaltningsberättelsen. Flera fastighetsföretag har hållbarhetscontrollers som samordnar information och datahantering. Myndigheter och företag som erbjuder och levererar tjänster arbetar för att kunna tillhandahålla fastighetsföretag bättre extern hållbarhetsinformation. Samtidigt utvecklar även fastighetsföretag sina informationshanteringssystem som ger förmågan att använda den interna och externa datan för värdeskapande verksamhetsutveckling.

Värdeskapandet kan exempelvis ske genom att kommersiella hyresgäster får skräddarsydd hållbarhetsinformation för sin egen verksamhet, i de fall hyresgästen också ska rapportera. En hyresgäst kan exempelvis vilja ha data om sin energianvändning och räkna på sina utsläpp i relation till ESRS E1. Om fastighetsföretaget på ett enkelt sätt kan leverera och anpassa datan till hyresgästen, så blir det värdeskapande i affärsrelationen till hyresgästen. Det blir en slags digitaliserad hyresgästanpassning med anpassad hållbarhetsdata som tjänst. Utvecklingen med data, tekniska system, praxis, regelverk och kundbehov utvecklas på ett sätt som möjliggör för digitalisering att bli viktigare för värdeskapande verksamhetsutveckling.

Implementering av CSRD och ESRS innebär initialt en stor arbetsbörda men som på sikt är en värdeskapande möjlighet. Att vänta är inget alternativ, eftersom klimatet blir mer extremt, regleringar skärps och hyresgäster samt finansiärer efterfrågar mer hållbarhetsdata. Vore det inte mest hållbart att redan nu implementera ett digitalt system som klarar av och förenklar datainsamling i framtiden? Dessutom behöver systemet vara flexibelt nog att anpassa sig efter nya eller förändrade EU-direktiv, som Omnibus, och kunna leverera eller samla data beroende på rapporteringsstruktur.

Digitalisering som verktyg inom fastighetsbolag

Re:sum har fått möjlighet att prata med programansvarig på Heba Fastigheter, Andréa Uggla, för att diskutera hennes syn på saken.

Uggla förklarar att en framgångsrik övergång från en analog verksamhet till en digital kräver ett tydligt och aktivt engagemang från både ledning och styrelse, samt även från organisationen i stort då det är i den dagliga verksamheten som digitaliseringen ska tillämpas. Hon betonar även att bolagets storlek kan vara betydelsefull i frågan, där större bolag kan sakna den flexibilitet som mindre bolag har. Stora företag kan ha svårt att dra nytta av digitalisering, även om de har mer resurser, då data kan hamna i silos. Väldigt små bolag, å andra sidan, kanske inte har tillräckliga resurser för att fullt ut kunna implementera och dra nytta av digitaliseringen.

Digitalisering är det verktyg som Uggla menar kommer att vara avgörande i datainsamlingen och rapporteringen av CSRD.

“CSRD kommer att vara väldigt resurskrävande om man inte väljer att satsa på digitalisering”, säger Andrea Uggla.

Att digitalisera fastighetsförvaltningen är ett av Hebas fokusområden. Det är av stor betydelse att medarbetare i verksamheten kan leverera standardiserad information som sedan kan användas vid analys och riktade åtgärder. Genom ett digitalt arbetssätt kan Heba strukturera och samla in information löpande vilket underlättar rapporteringen och för att skapa rätt förutsättningar för en proaktiv fastighetsförvaltning. Det innebär till exempel att det blir möjligt att genomföra riktade åtgärder för att förebygga vanliga fel i byggnader, istället för att behöva reparera felen först när de redan har uppstått. Hebas VD, Patrik Emanuelsson betonar att det är i den dagliga verksamheten som hållbarhetsarbetet verkligen tar form. Därför är det av yttersta vikt att utnyttja digitaliseringens möjligheter just i den dagliga verksamheten. Genom digitaliseringen och det proaktiva arbetet, effektiviseras förvaltningen, de får bättre kontroll, en mer effektiv rapportering och slutligen en mer hållbar fastighetsverksamhet.

Digitaliseringen sker inom Heba genom att de använder flera system, där ett av dem integrerar data från företagets olika system. Heba har där möjlighet att samla ekonomiska-, operativa-, och hållbarhetsnyckeltal på både fastighetsnivå och bolagsnivå, vilket möjliggör en tydlig överblick av fastighetsbeståndet i realtid. Det dagliga arbetet kan enklare analyseras och med välgrundade beslut allokera resurser till rätt investeringar.

Sammanfattande slutsatser

Ett digitalt arbetssätt möjliggör sammanlänkning av verksamhetsstyrning och rapportering med flera fördelar. Som till exempel att förvaltningen dagligen använder digitala verktyg som förenklar ett proaktivt arbete samtidigt som det genererar data. Denna data underlättar den omfattande rapporteringen och kan användas internt i företagets beslutsunderlag. På så vis får verksamhetens arbete en direkt länk till rapporteringen i ESRS format. Det finns en stor möjlighet att koordinera och ta vara på fastighetsföretagets digitala verktyg, så att synergier mellan verktyg och rapportering kan tas tillvara och att dubbelarbete undviks. För fastighetsföretag som Heba är det tydligt att digitaliseringen blir en nödvändighet för att hantera krav och identifiera möjligheter.

Hållbarhetsarbete i praktiken – artikelserie i åtta delar:

1. CSRD, Omnibus och värdet av hållbarhet (läs del 1 här)
2. Hur fastighetsföretag har implementerat CSRD (läs del 2 här)
3. Dra nytta av det befintliga hållbarhetsarbetet! (läs del 3 här)
4. Hur bygg- och fastighetsföretag tar ansvar i leverantörskedjan (läs del 4 här)
5. Vikten av digitala verktyg i rapportering
6. Hur byggföretag har implementerat CSRD
7. Efter boksluten; vilka trender ser vi i hållbarhetsrapporteringen?
8. Värdeskapandet av klimatriskanalys

Delarna i artikelserien publiceras på tisdagar.