När rätt siffror leder till fel beslut – så kan KPI:er misstolkas i fastighetsbolag
Fastighetsbolag har idag tillgång till stora mängder data och följer löpande upp nyckeltal som driftnetto, vakansgrad och yield. Men trots hög precision i rapporteringen fattas beslut fortfarande på underlag som riskerar att misstolkas, ofta på grund av olika definitioner och tolkningar av KPI:er i organisationen. Det påverkar i sin tur hur beslutsunderlag används i praktiken – och kan leda till felaktiga prioriteringar och resultat.
För att förstå varför det sker behöver man titta närmare på hur nyckeltal faktiskt definieras och används i organisationen.
– De KPI:er som oftast används uppfattas som enkla, men bygger i praktiken på olika definitioner, antaganden och datakällor. Vad som räknas som driftkostnad, hur underhåll periodiseras eller hur vakanser mäts kan skilja sig mellan fastigheter och organisationer. När nyckeltal jämförs utan gemensamma definitioner riskerar besluten att baseras på siffror som ser korrekta ut, men som inte är fullt jämförbara, säger Malin Skarping, regionansvarig fastighetsredovisning på VIEW Group.
Konsekvenser över tid
Samma KPI kan också tolkas olika inom ett bolag. Ekonomi, förvaltning och ledning ser ofta samma nyckeltal men med olika perspektiv. Då riskerar fokus att hamna på siffran snarare än vad den säger om affären.
– Konsekvenserna blir sällan omedelbara, men över tid kan det bli kostsamt när beslut fattas på underlag som inte speglar verkligheten fullt ut. Även förtroendet för rapporteringen kan påverkas när siffrorna upplevs som något man rapporterar på snarare än använder i styrningen, menar Malin.
Viktigt med rätt systemstöd
Ett tecken på slentrianmässig användning är när rapporter tas fram regelbundet men sällan leder till beslut. Ett annat är när samma KPI:er används oavsett fastighetstyp eller mål.
För att nyckeltalen ska bidra till bättre beslut krävs dock mer än tillgång till data.
– Slutligen krävs systemstöd som gör det lätt att följa nyckeltal över tid och förstå varför de förändras. När nyckeltal används som underlag för dialog och prioriteringar, snarare än som en slutrapport, börjar de också skapa verkligt affärsvärde, avslutar Malin.
