Ta greppet om projektekonomin

Som senior controller ansvarar jag för den ekonomiska styrningen och uppföljningen i några av Forsens största projekt. Det innefattar allt från att hantera fakturor och avtal till att leda prognosarbetet och rapportera till beställaren.

Den kanske enskilt viktigaste faktorn för att ha koll på ekonomin är kontraktet med entreprenören: utformning, tider, tekniska lösningar etcetera. Här måste jag och mina kollegor vara på tå – entreprenörerna kan ibland testa gränserna och det är ju beställarens pengar vi ansvarar för.

En annan viktig del är att bedöma kvaliteten på de handlingar vi har att utgå från tillsammans med projekteringsledaren – det är ju avgörande för slutprognosen. Jag kan inte påverka kvaliteten på handlingarna men jag kan utmana min organisation och ställa de kritiska frågorna internt. Här har jag stor nytta av min erfarenhet av många olika typer av projekt.

Andra faktorer som påverkar prognosen är tidplanen och projektets logistiska förutsättningar. Där gäller det att jag har en helhetsbild av projektet och kan bilda mig en uppfattning om hur det kommer att påverka slutkostnaden. I Stockholm ökar kostnaderna kraftigt om projektet är i innerstan där det är trångt, markhyran är hög och säkerhetskraven är stora.

Men vad som framför allt är viktigt är något som kanske borde vara självklart: att vara ärlig mot både sig själv, sina kollegor och mot kunden. Om något har blivit dyrare – eller billigare för den delen – så måste jag vara öppen med det. Det ger oss möjlighet att styra slutkostnaden mot uppsatta mål och budget. Och presentera aldrig en ökad kostnad för beställaren utan att ha en lösning! Vi springer alltid på saker i ett projekt som inte går att förutse. Och då ska vi presentera en lösning, inte ett problem.

Sammanfattning av saker som är viktiga för att ha koll på projektekonomin:

• Ha järnkoll på kontrakten med entreprenörerna.
• Ha kunskap och ta hänsyn till tidplanen och följ upp löpande – om bygget blir försenat, vad kostar det?
• Var noga med att bedöma kvaliteten på de handlingar som är underlag för prognosen.
• Var ärlig mot dig själv, dina kollegor och mot kunden i alla skeden.
• Driv på kunden. Om du inte får besked i tid ökar kostnaderna oftast.
• Se till att ha ett systematiskt prognosarbete där du fångar upp detaljer och ser hur ändringar påverkar produktionen, tidplanen och ekonomin. Här har vi på Forsen stor hjälp av vårt ledningssystem Forsen Flow. Men ansvaret ligger ändå hos mig, inte hos systemet.