Det kommunicerande kontoret

Kontoret får allt större betydelse som bärare av företagets varumärke och interna kultur.

För de flesta företag på kontorsmarknaden utgör inte lokalerna i sig en nödvändighet för att producera företagets tjänster. I takt med att den tekniska utvecklingen gjort det möjligt att utföra allt fler arbetsuppgifter på andra platser än just kontoret, blir istället kontorets funktion som sammanhållande kraft än mer viktig. Kontoret utgör ett sammanhang, den kontext i vilken företagets medarbetare verkar, exempelvis som struktur för samarbetet mellan kollegor eller som katalysator i mötet med kunden.

Det moderna kontoret går mer mot att vara en mötesplats. Men inte bara en plats för företaget att möta sin omvärld, sina kunder och samarbetspartner. Utan även för medarbetarna att mötas, för samarbete och kunskapsöverföring. På så sätt utgör kontoret navet i verksamheten och möjliggör den dynamik som uppstår i mötet mellan människor. Rätt hanterat kan kontorets inre utformning utgöra ett effektivt stöd för verksamheten. Fel utformat utgör det istället en stressande arbetsmiljö med negativ inverkan på produktivitet och medarbetare.

Kontoret utgör även ett fysiskt manifesterande av företagets varumärke i dess omgivning. Läget i staden, mikroläget i kvarteret, omgivningens karaktär, fasadens uttryck, entrén, receptionen, mötesrummen och kontorsytorna utgör samtliga betydelsebärande element. Samma känsla och budskap som kontoret förmedlar till sin omvärld, förmedlar det även till sina medarbetare. Det utgör en viktig pusselbit i företagets interna branding, viktigt för att få varje medarbetare att vara bärare av företagets värderingar. Exempelvis är ett bra läge inte bara en faktor som bidrar positivt till företagets image. Läget har ofta en direkt avgörande effekt på företagets förmåga att attrahera medarbetare.

Ofta kommer insikten om vilken vikt kontoret har för verksamheten i samband med byte av lokaler. Tyvärr är det dock inte helt ovanligt att den processen styrs primärt av nyckeltal kring yteffektivitet och hyreskostnad per anställd, istället för en analys av hur kontoret kan stödja verksamheten.

Rätt hanterat kan kontoret användas för att sända signaler om företagets grundläggande värderingar. Lekfullheten och öppenheten i utformningen av exempelvis Googles kontor runt om i världen kommunicerar individuell frihet, kreativitet och nyskapande. Precis lika symbolisk är stramheten i sekelskiftesfastighetens traditionella advokatkontor, där mörka träpaneler och enskilda rum talar om stabilitet, trygghet och tradition. Eller känslan av makt och industrialiserad effektivitet som speglas i affärskvarterens moderna glasfasader.

När de symboliska elementen i kontoret talar samma språk som företagets värdegrund, blir effekten en stark kommunicerande helhet. Ett kontor som kommunicerar både med sin omvärld och med sina medarbetare.

Erik Skalin
Head of Letting
Aberdeen Asset Management