Med höjda fastighetsvärden följer ett ökat intresse för att bygga om och förädla användningen av kommersiella fastigheter. I sådana projekt har kostnaden för hyresgästhantering stor betydelse för slutresultatet. Genom att vidta rätt åtgärder kan en fastighetsägare hålla nere sina kostnader för hyresgästhantering och därmed få en bättre avkastning för projektet som helhet.

Att bygga om en kommersiell fastighet med befintliga hyresgäster innebär många juridiska utmaningar för en fastighetsägare. Fastigheten måste i allmänhet tömmas på hyresgäster, vilket aktualiserar frågor om uppsägning av hyresavtal och skadestånd till hyresgäster. En annan kritisk fråga är tiden, där hyresgästhanteringen måste samordnas med fastighetsägarens entreprenad för ombyggnaden. Genom att hålla ombyggnadstiden så kort som möjligt går det att minska kostnader och hyresförluster. Tidplanen kan dock störas av att hyreskontakt har olika löptider eller av att hyresgäster försöker tvinga sig kvar i sina lokaler, till exempel genom att ansöka om uppskov med avflyttningen.

Det är viktigt att fastighetsägaren i god tid innan en ombyggnad inventerar sin hyreskontraktsportfölj för att identifiera gällande hyres- och uppsägningstider i kontrakten. Hyreskontrakt som är uppsägningsbara måste löpande sägas upp, för att anpassa hyrestiderna till tidplanen för ombyggnaden. Det är dock riskabelt att i det sammanhanget begära alltför korta hyres- och uppsägningstider, eftersom det riskerar att utlösa skadeståndsskyldighet enligt det indirekta besittningsskyddet. I rättspraxis har det ansetts som oskäligt, och därmed skadeståndsgrundande, att begära tre månaders avtalstid, med en månads uppsägningstid. Däremot har det ansetts godtagbart att låta hyresavtalet löpa tills vidare, med nio månaders uppsägningstid.

I nästa steg är det dags att säga upp hyreskontrakten för avflyttning och det är då viktigt att fastighetsägaren utformar och genomför uppsägningarna på rätt sätt. Till exempel måste fastighetsägaren ange alla de skäl som fastighetsägaren vill åberopa för att bryta hyresgästens besittningsskydd redan i uppsägningshandlingen. Uppsägningsskäl som inte tas med i uppsägningen kan enligt rättspraxis inte åberopas som grund för att slippa betala skadestånd i en efterföljande rättsprocess. Vidare är det viktigt att uppsägningen delges med rätt person. I aktiebolag ska uppsägningen typiskt sett delges med någon av styrelseledamöterna eller med VD. Är uppsägningen felaktigt utformad eller felaktigt utförd kan konsekvenserna bli förödande. Fastighetsägaren kan bli skadeståndsskyldig, trots att skadeståndsskyldighet hade kunnat undvikas, eller ännu värre, uppsägningen kan bli ogiltig.

För att undgå skadeståndsskyldighet när ett hyreskontrakt sägs upp för avflyttning, krävs ofta att fastighetsägaren kan erbjuda hyresgästen en godtagbar ersättningslokal. Dessvärre inträffar det alltför ofta att erbjudanden om ersättningslokal som fastighetsägaren lämnat, inte kan beaktas i en efterföljande rättsprocess. Så kan till exempel bli fallet om erbjudandet inte varit tillräckligt preciserat, om det lämnats för sent eller om fastighetsägaren helt enkelt inte kan bevisa att erbjudandet framförts till hyresgästen.

Ett erbjudande om ersättningslokal måste som ett minimum innehålla uppgift om den erbjudna lokalens adress, ungefärlig area och hyra samt vem hyresgästen ska kontakta för att diskutera hyresvillkoren. Vidare måste fastighetsägaren säkerställa bevis om att hyresgästen mottagit erbjudandet, exempelvis via mail eller skriftlig kvittens. Ett erbjudande kan inte heller lämnas för nära inpå hyreskontraktets upphörandedag. Hur sent ett erbjudande kan lämnas beror på omständigheterna i det enskilda fallet, bland annat om erbjudandet föregåtts av en konstruktiv dialog mellan fastighetägaren och hyresgästen. Av rättspraxis följer även att hyresgästens rätt till skadestånd bortfaller om hyresgästen själv hittar en ersättningslokal. Detta förutsätter dock sannolikt att fastighetsägaren inte förhållit sig helt passiv under tiden efter uppsägningen, utan faktiskt ansträngt sig för att hitta en ersättningslokal åt hyresgästen.

I allmänhet är hyresgästens utrymme för att få uppskov med avflyttningen via hyresnämnden klart begränsat när fastighetsägaren sagt upp hyreskontraktet för avflyttning. En ansökan om uppskov kan trots det orsaka stor skada för fastighetsägaren. Detta eftersom hyresgästen ofta ger in sin ansökan om uppskov till hyresnämnden precis innan hyrestiden löper ut och då det kan ta flera månader innan hyresnämnden får möjlighet att behandla frågan. Det kan därför finnas skäl för en fastighetsägare att själv vara aktiv, genom att exempelvis träffa överenskommelser med hyresgästerna om när hyresavtalen ska upphöra eller genom att vidta andra tillgängliga åtgärder.

Hamnar fastighetsägaren ändå i en skadeståndsprocess med en hyresgäst, finns det även under den procesen flera viktiga frågor att ta ställning till. Bland annat måste möjligheterna att nå framgång i skadeståndsfrågan noga analyseras. Genom att frivilligt betala ut ett visst skadestånd till hyresgästen kan fastighetsägaren i viss mån öka sina vinstchanser i skadeståndsfrågan, men också eliminera risken för dröjsmålsränta på utbetalt belopp, samt även minska risken för att behöva stå för kostsamma rättegångskostnader i målet.

Sammantaget finns det gott om möjligheter för en fastighetsägare att förbättra sin rättsliga position under hyresgästhanteringen. Det är dock viktigt att fastighetsägaren kan identifiera och utnyttja dessa tillfällen när de dyker upp. För det är sällan som tillfällena kommer igen.

Niclas Lifsten, advokat, delägare
Andersson Gustafsson Advokatbyrå